Hasta el 2022, el Instituto de Previsión Social de la provincia de Buenos Aires, trabajó con metodologías que fueron pensadas y desarrolladas a mediados del siglo XX. Los avances tecnológicos hicieron poner en debate nuevas formas en el abordaje de los expedientes previsionales, que dieron lugar al proyecto de digitalización.
En noviembre de ese año, el IPS y Provincia Net firmaron un Convenio de Asistencia Técnica, para la implementación de un sistema de digitalización de los expedientes físicos y documentos del organismo previsional. Esta alianza permitió acceder a un servicio de análisis, escaneo de documentación orgánica, implementación y hosting de un sistema de digitalización de expedientes y documentos que facilita la visualización de los mismos a través de la indexación por metadata.
La Digitalización, significa una transformación integral del organismo, generando un salto de calidad en el otorgamiento de las prestaciones y en la relación con las y los beneficiarios.
Durante el 2023, la digitalización se logró ejecutar en tiempo y forma logrando convertir un total de 7.039.072 de imágenes correspondientes a 32.683 expedientes.
Para este año 2024, el objetivo del IPS es que todos los trámites se inicien de manera digital en todas las oficinas de la provincia. Para eso se proveyeron dispositivos escaners para la digitalización de documentación que el beneficiario presenta en las oficinas del IPS.
¿Cuáles son los beneficios de la digitalización de expedientes previsionales en el IPS?
Accesibilidad y disponibilidad: los documentos digitales son accesibles desde todos los sistemas del instituto. Mejora la eficiencia y la productividad, agiliza los flujos de trabajo y minimiza los costos asociados con la gestión de expedientes;
Reducción de errores: permite una gestión precisa y eficiente de la información. Reduce la circulación de documentos físicos y disminuye el riesgo de pérdida y adulteración de documentos.
Automatización de procesos: los procesos ya no requieren la interacción directa del usuario con el sistema y facilita la recepción de un promedio de 400 expedientes por semana de organismos externos, logrando mejorar la eficiencia operativa y la reducción los plazos;
Ahorro de espacio y recursos: se logró liberar espacios ocupados por archivos físicos. Esta transición demuestra ser una práctica más amigable con el ambiente al reducir drásticamente el consumo de papel.
Mayor trazabilidad de archivos: con la digitalización de expedientes se abre la posibilidad de saber el recorrido y los agentes que intervinieron en cada expediente.
