Cuando se habla que las Pymes y empresas familiares deben planificar para asegurar su subsistencia y crecimiento, se escucha que está acción solo es útil para las grandes corporaciones, mientras que una empresa de menor tamaño no puede planificar y más bien actúa reaccionando a los estímulos que recibe día a día. Nada más alejado de la realidad, si bien las empresas grandes tienen una burocracia mayor y más rígida, los principios de la administración se aplican igualmente a la Pyme y si tenemos en cuenta la historia de la humanidad descubriremos que la empresa siempre existió en la forma Pyme y la empresa grande surgió con fuerza recién en el siglo XX.
La planificación ayuda a trazar un rumbo, se puede realizar en cualquier empresa, tenga el tamaño que tenga, e implica anticipar los resultados que se desea alcanzar y determinar las medidas necesarias para llegar al destino deseado.
La planificación fomenta el desarrollo de los escenarios «¿qué pasaría si…?» en los que se tratan de prever los posibles factores de riesgo y elaborar planes de contingencia para hacer frente a ellos antes de que las consecuencias se vuelvan graves.
¿Algunos posibles que pasaría si?: Como actuar si pierdo mi principal cliente, que hago si mi socio quiere retirarse de la sociedad, como procedo si se establecen nuevos competidores, como me financio si mis clientes retrasan sus pagos o el banco no me renueva un préstamo, por solo pensar alguna de las miles de contingencias que podrían ocurrir y que es mejor tener escenarios pensados, para anticiparse a los problemas y tener planes de contingencia.
Algunos ejemplos donde se ve la falta de una planificación
Muchas veces se observa que a la hora de elegir el tipo societario para un proyecto, como puede ser la S.A o S.R.L., se tiende a elegir aquella cuya gestión sea más simple y económica de obtener.
Se hace una análisis focalizado en los ahorros fiscales de la sociedad elegida, pero no se realiza un estudio profundo del amplio abanico de sociedades comerciales, que sociedades existen, no se realiza un análisis comparativo de sus aspectos a favor y en contra, ni se tienen en cuenta las nuevas formas societarias, para así elegir aquella más conveniente para su proyecto.
Y de esta falta de análisis, ante diferentes inconvenientes que pueden llegar a suceder, el empresario se encuentra con contingencias que podrían haberse evitado de haber realizado un análisis completo en la materia.
Por otro lado encontramos la ausencia de un Protocolo de la Empresa Familiar; Es fijar pautas al momento de crear un proyecto referidas a los criterios futuros cuando algún socio quiera discontinuar su participación, los criterios, capacidades, experiencias laborales previas y estudios universitarios que deben contar los hijos de los dueños si se quieren incorporar a la empresa, como será el cambio de la generación que fundó la empresa a su herederos, que rol puede mantener el socio fundador (ej. representar a la empresa en una cámara empresaria), y en general cómo establecer normas que haga que la empresa subsista ante los cambios que la pueda afectar.
Es un tema poco tratado pero que hace a la subsistencia y crecimiento de las empresas y el no ser considerado en la planificación hace que muchas empresas desaparezcan.
Algunas herramientas para comenzar a planificar
Para comenzar se podrían definir un conjunto de indicadores críticos cuyo seguimiento y evaluación periódica permitirá contar con un mayor conocimiento de la situación de la empresa. Ello se traduce en un sistema de control permanente que brinda la seguridad que la actividad económica de la empresa se desarrolla dentro de los parámetros esperados
El método de trabajo comienza identificando como áreas clave a aquellos temas relevantes a monitorear y cuyo fracaso permanente impediría el progreso, aun cuando el resultado de todas las demás áreas fuera bueno.
Cada empresa tiene sus áreas claves como ser por ejemplo ventas; en este caso se planifica las ventas del próximo año abiertas por mes y por producto, se fija un responsable por los ventas de cada producto, se planifica acciones comerciales para lograr tal objetivo y mensualmente se contrasta lo planificado contra la realidad, se ve que productos se vendieron más de lo planificado, cuales menos, porque y que acción tomar para subsanar la situación.
Acá volvemos con el análisis de ¿Que pasaría si?: ante cada posible resultado de ventas, establecer un plan alternativo de contingencia si el resultado no es el esperado.
De esta forma, vemos que la planificación es apta para todo tipo de empresas y solo requiere verla en su conjunto, ver que resultados deseo en el tiempo para cada área, incluidos la relación con los organismos de control, fiscales, relación entre socios, y que acciones debo llevar a cabo para llegar a tal fin, estableciendo controles periódicos para detectar desvíos y corregirlos.
El Lic. en Administración Luciano Corbella y la Dra. Abogada Amalia Fensore son Titulares del Estudio Jurídico Fensore y Asociados. El Cdor. Julián M. Viegas es Titular del Estudio Contable Viegas | contabilidad – impuestos – gestión.
